100% Open Source
La conformité, le service client, la continuité des opérations et le travail collaboratif sont autant de> raisons justifiant la nécessité d'une bonne gestion documentaire pour toute organisation. Les utilisateurs d'aujourd'hui veulent une solution simple pour leur service, avec des applications faciles à configurer. En revanche, les grandes entreprises privilégient davantage un contrôle cohérent et la conformité réglementaire d'un système de gestion de contenu robuste et prévu pour accompagner la montée en charge des besoins. Pour répondre à ces attentes, Alfresco propose un système de gestion documentaire Open Source de premier plan permettant de capturer, de rechercher et de collaborer simplement sur des documents grâce à des services complets de bibliothèque et de du cycle de vie, dans un référentiel unifié et robuste.
La gestion documentaire traditionnelle
Les premières générations de systèmes de gestion documentaire étaient des centres de
documentation virtuels complexes dont l'accès était réservé aux spécialistes (bibliothécaires).
Historiquement, ils ont été développés sous forme d'applications volumineuses et complexes généralisées pour l'ensemble de l'entreprise, ce qui en fin de compte a produit des systèmes de gestion documentaire :
- Complexes et difficiles à utiliser
- Très coûteux
- Très peu utilisés : taux d'adoption type de 5% des utilisateurs
Le choix entre un système documentaire complexe et robuste et un système simple à utiliser mais
dépourvu de certaines fonctions essentielles a conduit à un taux d'adoption très faible. Les utilisateurs préfèrent alors avoir recours aux systèmes familiers suivants :
- Lecteur réseau partagé pour le stockage
- Email pour la collaboration
- Google pour la recherche
- Yahoo pour la catégorisation
- Structures et contenu de dossier pour les plans de projet
La gestion documentaire avec Alfresco
Alfresco propose une gestion documentaire reposant sur des interfaces familières facilitant l'adoption
par les utilisateurs et sur un référentiel offrant des services transparents dans le cadre d'une solution ECM très complète.
- Système de fichiers virtuels - remplace les lecteurs réseau partagés tout en conservant la même interface
- Règles de type messagerie - permet de configurer des règles de type plugin pour automatiser le traitement manuel et garantir de facto la conformité réglementaire des documents
- Recherche de type Google - recherche directe à partir de Firefox ou IE7
- Navigation de type Yahoo - extraction et catégorisation automatiques des métadonnées
- SmartSpaces - espaces de collaboration intelligents reposant sur les meilleures pratiques
